Не все конечно, но некоторые виды деловой документации должны обязательно прошиваться. А для молодых специалистов это не только новое дело, но и абсолютно им незнакомое.Прошивка документов требуется на любом предприятии, ее прямая цель защитить документы. Все документы нумеруются и резервируются вручную, на каждом из них ставится печать и соответственно при утере документа его восстановить практически невозможно. Кроме того сшитые документы удобнее перемещать и как показывает практика — они дольше хранятся.
Единой нормы, как именно должны быть прошиты документы, не существует, но различные инстанции предъявляют свои конкретные требования к прошивке документации.
Для сшивания документов вам понадобятся: канцелярский клей, печать, иголка с нитками, и сами документы.
Основные нюансы и правила этого процесса.
Прежде чем приступить к сшиванию документации, внимательно осмотрите ее всю и удалите те документы, которые имеют металлические вкрапления (например, скрепки). Постарайтесь сделать все это очень аккуратно.
После этого документы раскладываются в определенном порядке и все листы нумеруются по возрастанию. Сразу стоит оговориться, что нумеровать следует именно листы, а не страницы документов. Если листы имеют внутреннюю опись, то правильно их будет пронумеровать отдельно от остальных. Карты и схемы склеенные из нескольких отдельных листов нумеруются как один. Номер листа ставится в правом верхнем углу каждого листа. Когда все листы пронумерованы то их точное число ставится на обороте всей склейки.
В том случае, если на пришиваемой вами книге поля листов для прошивки слишком малы, то следует подклеить слева полоску бумаги.
С левой стороны на средине поля, на котором отсутствует текст, делаются отверстия от трех до пяти штук. Отверстия делают шилом либо иголкой. Проколы располагают в симметричном вертикальном порядке с расстоянием в три сантиметра один от одного. Если вам необходимо проколоть всего несколько листов А4, то это можно сделать дыроколом, но если вам необходимо проколоть целую пачку, то дырокол здесь не помощник. В этом случае воспользуйтесь шилом, за неимением последнего, можно использовать простой гвоздь вкупе с молотком!
Для прошивки следует выбирать прочные нитки, идеальным решением будет прошить банковским шпагатом или специальными прошивочными ЛШ-210. За их отсутствием можно воспользоваться простыми нитками сложенными в несколько слоев, или капроновыми. Прошивают при помощи обычной иглы, нитки пропускают сквозь отверстия по два раза, для прочности. Когда прошивка закончена то нить обязательно выводится с внутренней стороны книги и обрезается. Но важно оставить свободный конец не менее 6 см, на него будет приклеена бумажка с печатью. Перед тем как приклеить бумажку с печатью нить завязывается узлом.
На последнем этапе прошитое дело заверяется бумажной наклейкой, на которую вносятся все необходимые данные (сколько пронумерованных страниц в склейке, дата, когда она была сделана, подпись ответственного лица, печать организации). Наклейку наклеивают таким образом, чтобы она закрывала собой узел.
Подшитые документы заверяет руководитель или лицо, уполномоченное им. Подпись на наклейке должна быть различима, а печать ставят так, чтобы она попадала и на наклейку, и на какую-то часть листа.
Это главные правила сшивки деловой документации, в зависимости от инстанции они могут несколько разниться!
